El sistema de gestión administrativa abarca en profundidad y en forma integrada la administración de inventarios, de stock y su logística, proveedores y gestión de abastecimiento, clientes y gestión comercial, presupuestos, tesorería, informes operacionales, estadísticos  y de gestión algorítmica.

Su objetivo esta orientado  a incrementar la eficiencia y control de los procesos administrativos, a la vez que entrega un flujo eficiente de información tanto a nivel funcional, asociado a una tarea especifica, como a nivel  de gestión cuya finalidad por una parte es apoyar la planificación, ejecución y control de los procesos, y por otra, la toma de decisiones a nivel gerencial. Además opera en forma integrada y en tiempo real con las otras soluciones Random.

El sistema administrativo es de tipo documental, generando  un registro de cada una de las transacciones realizadas, asignando responsabilidades y su relación de encadenamiento con otros documentos. Al trabajar sobre una base de datos relacional se asegura la coherencia y confiabilidad de los datos, lo cual tendrá como consecuencia una reducción de los costos administrativos, la minimización de la tasa de errores y un incremento en la velocidad de procesos y control de estos.

Random Pia Evolución es una potente herramienta de gestión ya que permite elaborar presupuestos y su posterior evaluación y control, a la vez que administra la gestión y distribución de inventario y apoya el análisis de resultados  y la toma de decisiones, a través de múltiples informes de tipo operacionales, de gestión algorítmica y estadísticos, los cuales se ajustan a las necesidades propias de cada organización y usuario.

Subsistema de gestión comercial

El subsistema comercial ha sido diseñado para realizar todas las operaciones y transacciones asociadas a los procesos de compra y venta, tanto en el mercado nacional como internacional. De manera de optimizar  los tiempos de operaciones,  disminuir los costos administrativos y potenciar al máximo la rentabilidad del negocio.

Consecuente con lo anterior la aplicación provee todas las herramientas para conseguir eficiencia operacional, pero adicionalmente profundiza en todos aquellos aspectos que apoyan una mejor posición competitiva y de rentabilidad.

Operación Comercial

El éxito de la gestión comercial esta basado en gran medida en la capacidad de las empresas de relacionarse con sus clientes y proveedores en forma eficaz, para lo cual, es clave disponer de toda la información relevante al momento de realizar una negociación. Tal eficiencia se alcanza a través de la automatización de labores operativas y comerciales,  de la estandarización de los procesos de compra y venta y del estudio de rentabilidad y factibilidad técnica de un negocio o producto en particular.

Para tal efecto durante la operación comercial y sólo con límite a los atributos otorgados al usuario, éste podrá acceder en forma instantánea y sin abandonar la ventana de trabajo a toda la  información relevante y apoyos funcionales necesarios.

• Antecedentes y características del cliente/proveedor
• Estados de situación comercial
• Análisis de crédito o cobranza
• Historial de negocios y eventos.
• Tratamiento de documentos comerciales y de pago
• Niveles de stock, compromisos de entregas y reposiciones esperadas
• Márgenes de precios y descuentos
• Lotes y/o series disponibles y ubicación
• Plazos de entrega o recepción
• Trazabilidad documental y de eventos relacionados
• Solicitud y recepción en línea de autorizaciones
• Cálculo de precios según funciones de lista de precio y cliente
• Selección de formato, numeración y dispositivo de impresión del documento según reglas de modelamiento.
• Entre otras características de interés.

Tratamiento monetario e impositivo

Random_Pia_Evolución permite en forma estándar el tratamiento y emisión de documentos en moneda nacional y extranjera, y el manejo de cuenta corriente respectivo, tanto en monedas equivalentes como cruzadas.

Adicionalmente el Sistema permite el manejo diferenciado de impuestos por productos, ventas exentas y tratamiento especiales de zona.

Tratamiento de precios, márgenes y descuentos

Una potencialidad del sistema es el tratamiento de precios, márgenes y descuentos, lo cual tiene un impacto positivo en el correcto, oportuno y  flexible pero controlado manejo de estos valores lo cual incide en el resultado de venta y de rentabilidad de cada transacción comercial.

La determinación de un precio, margen o descuento se ve influenciada no sólo por las condiciones del mercado sino también por criterios comerciales considerados al momento de la venta. Con este fin Random posibilita el manejo de múltiples listas de precio, cuyo valor puede ser expresado como función de múltiples variables definidas por el usuario.

Subsistema de Tesorería

El  subsistema de tesorería tiene por finalidad ejecutar y controlar todas las operaciones de ingresos y egresos de la empresa, a la vez que pone a disposición del usuario todas las consultas e informes de apoyo a su gestión.

Este subsistema  esta orientado a administrar en forma efectiva:

• Gestión de Cobranza, a través de  la recepción de pagos bajo múltiples opciones, la emisión y control de documentos, la teneduría y auditoria de pagos, el tratamiento de letras en cartera y la presentación de variados informes destinados a realizar  una eficiente política de cobranzas. 

• Gestión de Pagos a Proveedores apoya la cancelación de compromisos, presentado informes de vencimiento, estado de cuenta de proveedores, auditoria de documentos y la  emisión, control y teneduría de documentos de pago.

Además presenta el informe de flujo de caja, de ingresos y egresos para un período determinado  y realiza el proceso de conciliación bancaria. Finalmente cabe destacar que toda transacción es actualizada directamente en el sistema de contabilidad.

Subsistema de Gestión de Inventario

El subsistema de inventario puede ser descrito a través de dos áreas funcionales:

Administración de stock optimizando los procesos de compra, almacenaje, distribución y valorización de existencias y productos. Cada una de las etapas de estos procesos son rigurosamente controlados y respaldadas por documentos lo cual permite:

Determinar el nivel real de stock, no sólo el físicamente existente, sino  considerando también aquel que esta reservado, por llegar o bien  devengado, es decir,  que pese a estar  en las bodegas de la empresa ya no le pertenece a esta.
 
Determinar con exactitud la ubicación de las existencias: sucursal, bodega y ubicación dentro de esta.

Administrar en forma diferenciada  productos seriados, por lote o normales.

Actualizar en forma  automática, con cada ingreso a bodega, la valorización del inventario a través de los métodos LIFO, FIFO o PPM. Dichos movimientos de valor son contabilizados con el fin de realizar el proceso de corrección monetaria.

Contabilizar los movimientos de bodega por  centros de costo.

Logística y control de stock con el objetivo de incrementar la eficiencia y productividad en la satisfacción oportuna de la demanda interna y externa y a la vez minimizar los costos asociados a la administración de stock, como pérdidas, mermas, costos de almacenaje y la reducción de  recursos inmovilizados. El área de logística de stock determina  a través de funciones definidas bajo múltiples variables la reposición automática de insumos y productos, de acuerdo a niveles de stock mínimo y máximo previamente determinados, en relación a lo anterior el sistema propone la generación de órdenes de compra para reaprovisionamiento o de distribución según las necesidades de producción o comercialización.

Paralelo a lo anterior el sistema provee una gran cantidad de informes destinados a controlar la gestión de stock a nivel integrado y contable, más todos aquellos referidos a los movimientos estadísticos de productos. Adicionalmente trata en forma separada los estudios de stock y rendimiento de los productos por lote.

Subsistema de Logística

Esta orientado a incrementar la eficiencia y reducción de costos de los procesos administrativos, a la vez que permite definir estrategias de gestión para el corto y mediano plazo. En este sentido el área de logística esta subdividido en:

• Gestión de reordenamiento y distribución de stock, el cual determina a través de funciones multivariables, previamente definidas por el usuario, la reposición automática de insumos y productos, de acuerdo a niveles de stock mínimo. De esta forma el sistema permite determinar el qué, cuándo, y a quien comprar, considerando e integrando automáticamente la información de interés: precios, proveedores alternativos, tiempos de reposición, programas de trabajo, stock crítico, etc. Finalmente esto se traduce en proposiciones concretas de  generación de órdenes de compra para el reaprovisionamiento o bien para la distribución de existencias.

• Presupuestos administrativos tiene por objetivo apoyar el proceso  de registro de presupuestos de abastecimiento y ventas, de manera de realizar en base a los eventos pasados una proyección de comportamiento bajo distintos escenarios, para su posterior comparación con los resultados efectivos, permitiendo así verificar logros y remediar diferencias, minimizando el riesgo en las operaciones y a la vez realizar consultas y emitir informes.

Para cumplir con el objeto indicado, Random Pia Evolución provee los algoritmos que facilitan la formulación presupuestaria, permite el manejo y control automático de múltiples presupuestos y que estos apunten a diferentes materias, agrupaciones y clasificaciones.

• Evaluación de vendedores permite establecer metas de venta por vendedor, para su posterior análisis y evaluación de desempeño bajo múltiples criterios (período, productos) y controlar además la velocidad de recuperación de pagos asignado a cada uno de ellos.